Tämä blogikirjoitukseni perustuu Onnian Hyvin johdettu -podcast-jakson keskusteluun, jossa vierailevana asiantuntijanamme oli UPM:n viestintä- ja brändijohtaja Hanna Maula.
Organisaatioissa on sekä virallista että epävirallista viestintää ja molemmat vaikuttavat hyvinvointiin. Jokainen työntekijä haluaa kokea oman työnsä merkitykselliseksi, mihin liittyy se, että ymmärrämme työmme osana jotain laajempaa kokonaisuutta. Tiedämme tällöin, mitä nyt on meneillään, millaisia muutoksia toimintaympäristössä tapahtuu ja ymmärrämme, miten nämä asiat vaikuttavat työhömme. Työyhteisön jäsenet haluavat usein myös itse vaikuttaa työhönsä ja sen tulevaisuuteen.
Viestintää ja vuorovaikutusta – sopivasti
Meille ihmisille on yksinkertaisesti luontaista, että haluamme olla yhteydessä ja vuorovaikutuksessa toistemme kanssa. Tämä on tullut hyvin esille korona-aikana. Etätyössä on monia hyviä puolia, mutta monet ovat kaivanneet työyhteisössä tapahtuvaa viestintää, myös satunnaisia kohtaamisia. On tärkeää, että työyhteisössä on tarpeeksi ja monen suuntaista viestintää. Joissain tilanteissa vuorovaikutusta voi kuitenkin olla liikaa. Aivotutkijat ovat varoittaneet siitä, että nykyisissä työympäristöissä tulee jatkuvasti keskeytyksiä lukuisien eri viestintäkanavien kautta, ja avokonttoreissakin olemme kaikkien saatavilla.
Yksi hyvinvoinnin elementti voi olla se, että meillä jää tilaa luovalle ajattelulle, joka vaatii aikaa ja omaa rauhoittumista. Tasapainon löytäminen riittävän vuorovaikutuksen ja rauhoittumisen välillä on keskeistä. Olemme tässäkin asiassa yksilöitä: osa meistä haluaa ja on tuottavimmillaan, kun saa olla tiiviissä vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Osa meistä taas tarvitsee enemmän vetäytymistä omaan rauhaan.
Onnistunut, hyvinvointia tukeva viestintäkulttuuri – mistä sen tunnistaa?
Avoin, aktiivinen, rakentava vuorovaikutus edistää hyvinvointia. Jos organisaatiossa on salailun, kyräilyn tai alas ampumisen kulttuuri, se estää ja hankaloittaa hyvinvointia varmasti. Myös pelolla johtaminen voi olla suoranainen hyvinvoinnin este työyhteisössä. Organisaatiossa esimiesten ja alaisten välinen suhde ja siihen kytkeytyvä viestintä on tärkeää. Sillä on myös tutkimusten mukaan suora yhteys työtyytyväisyyteen. Kun tiimissä on hyvä yhteishenki, vaikeidenkin asioiden kohtaaminen on helpompaa.
Jos asiaa mietitään johtamisen näkökulmasta, sen tehtävänä on mahdollistaa onnistunut työsuoritus. Ihmisillä tulee olla selkeät puitteet ja tavoitteet, ja toisaalta riittävästi vapauksia ja tietoa hoitaa oma työnsä hyvin. Johdolla ja esimiehillä on tärkeä rooli viestinnän puitteiden luomisessa. Jokainen yksilö kuitenkin vaikuttaa omalla viestinnällään koko yhteisön työhyvinvointiin sekä positiivisessa että negatiivisessa mielessä.
Organisaatiossa täytyy miettiä
- onko se luonut riittäviä kanavia ja rakenteita tukemaan vuorovaikutusta,
- miten ylin johto toimii tai kuinka keskijohto onnistuu viestinnässään,
- miten esimies-alaissuhteet toimivat,
- millainen on epävirallisten suhteiden verkosto tai viestinnän kenttä, joka on työhyvinvoinnin näkökulmasta todella tärkeä.
Viestinnän onnistumista voidaan tutkia erilaisilla keinoilla kuten henkilöstötutkimuksilla ja pulssikyselyillä. Kiinnostavaa on kokonaisvaltainen henkilöstökokemus, joka on usein pitkäjänteisen työn seurausta ja lisäksi laaja-alainen käsite. Onnistunut työhyvinvointi ja viestintä saattaa olla poikkifunktionaalisen yhteistyön tulos, ja onnistumisia tapahtuu ja voidaan seurata monella eri tasolla. Syvällisintä tietoa saa usein laadullisen tutkimuksen keinoin. Hyvä henkilöstökokemus ei ole mikään yksittäinen kampanja – vaikka sellainenkin voi toki onnistua hyvin tai huonosti.
Viestintä ja organisaatiokulttuuri kietoutuvat vahvasti toisiinsa eli viestintä usein heijastelee organisaatiokulttuuria. Jos kulttuuri on avoin, luottamukseen perustuva ja yhteistyötä rakentava, niin usein organisaatiossa asiat ovat aika hyvin. Jos viestintä rakentuu näiden elementtien päälle, niin siinäkin on todennäköisesti onnistuttu.
Henkilöstön hyvinvointi – mitä työnantajan tulisi huomioida?
Työyhteisöä voi tarkastella esimerkiksi psyykkisenä, fyysisenä ja sosiaalisena tilana. Fyysiseen turvallisuuteen liittyvät perusasiat ovat edellytyksiä sille, että voimme työpaikalla hyvin. Esimerkiksi tuotantoympäristöissä puhutaan paljon työturvallisuudesta, ja työergonomia on tärkeää tietotyöläisillekin. Organisaatioiden tulisi rakentaa tiloja, joissa ihmisten on hyvä olla. Tiloilla voidaan pyrkiä lisäämään vuorovaikutusta, ruokkimaan luovuutta tai vaikkapa vahvistamaan brändiä. Esimerkiksi Piilaaksossa sijaitsevassa Airbnb:n pääkonttorissa kaikki yhteiset tilat vastaavat visuaalisesti oikeita, eri puolilla maailmaa sijaitsevia Airbnb-kohteita ja heijastelevat siten juuri heidän bisnestään. Se on hyvin ainutlaatuinen paikka ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Mikään muu yritys ei rakentaisi samanlaista. Korona-aikana on korostunut paljon se, että fyysiset ja digitaaliset tilat kietoutuvat yhteen, mikä puolestaan haastaa miettimään hyvinvointia uusista näkökulmista.
Työpaikka on myös sosiaalinen tila, jossa ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Työyhteisön tunneilmapiiri vaikuttaa ihmisiin voimakkaasti, koska sosiaaliset suhteet ovat meille luonnostaan tärkeitä. Myös psyykkinen tila on tärkeä. Stanfordissa on tutkittu, mikä erottaa innovatiivisimmat tiimit selvimmin muista: Se kuinka vahvasti tiimissä koetaan psyykkistä turvallisuutta. Harvat meistä joutuvat kokemaan fyysisen turvallisuuden uhkaa, mutta se ei ole mitenkään epätavallista, että ihmiset pelkäävät tulevansa tyrmätyiksi. Tämä ei saisi olla hallitseva tunne työpaikalla. Psyykkinen turvallisuus ja arvostuksen tarve ovat osittain eri asioita, mutta kytkeytyvät toisiinsa. Jokaisen tulisi saada kokea olevansa osaava, tärkeä ja hyväksytty omassa työyhteisössään.
Työn fyysinen kuormittavuus ei ole enää suurin työhyvinvointiin liittyvä ongelma. Sen sijaan henkinen kuormittavuus on noussut isoksi teemaksi, joka koskettaa laajasti nuoriakin ihmisiä. Tämä on asia, jota pitäisi pystyä myös johtamisen kautta ratkomaan. Paljon keskustellaan empaattisuudesta. Se miten johtaja pystyy asettumaan toisen asemaan, on todella tärkeä elementti hänen työssään. Joskus kyse on työyhteisön ongelmista, joihin pitää puuttua. Joskus kyse voi olla vaikkapa yksilön vaativasta elämäntilanteesta, kuten omasta tai läheisen vakavasta sairaudesta. Tällöin tosiasioita ei voi muuksi muuttaa, mutta johtajalle tärkeä rooli onkin olla alaisensa tukena ja auttaa töiden järjestämisessä, jotta päästäisiin pahimman vaiheen yli. Näissä tilanteissa johtajuutta ja viestintää todella tarvitaan. Yhtä oikeaa tai väärää tapaa ei kuitenkaan ole. Tärkeintä on ymmärtää yksilön senhetkinen tarve ja tilanne.
Johtaja viestijänä
Johdon tehtävänä on auttaa ymmärtämään työn tavoitteet ja puitteet ja näin vapauttaa ihmiset tekemään työtään parhaaksi katsomallaan tavalla ja ottamaan itse vastuuta omasta työstään. Johdon viestinnässä tärkeässä osassa ovat innostaminen, kannustaminen ja motivointi. Monet tutkimukset osoittavat, että motivoitunut henkilöstö suoriutuu työstään paremmin. Tärkeä seikka on se, missä määrin onnistutaan rakentamaan yhteistyön ilmapiiriä ja yhteisöllisyyden tunnetta, sillä tämä luo puitteet yhdessä oppimiselle ja kehittymiselle. Johtajan jokapäiväisessä työssä on tärkeää pysähtyä kysymään ja kuuntelemaan muiden ajatuksia. Perinteinen johtamisen malli on ollut ratkaisujen tarjoaminen. Tänä päivänä johtajan tulisi keskittyä enemmän kuunteluun ja hyvien kysymysten kysymiseen kuin puhumiseen ja valmiiden vastausten tarjoamiseen. Käskyttämisen aika on ohi. Nyt korostuvat johdon läsnäolo ja dialogi.
Avoimuuden ja luottamuksen rakentaminen on koko työyhteisön näkökulmasta merkityksellistä. Avoimuus on viestinnän megatrendi, joka heijastuu suhteessa niin sisäisiin kuin ulkoisiinkin sidosryhmiin. Tämä asettaa vaatimuksia myös jokaiselle yksittäiselle johtajalle ja tämän työlle. Johtajan tulee antaa tiimilleen myönteistä – ja tarvittaessa myös korjaavaa palautetta. Viestinnän tulee olla rehellistä, eikä vaikeidenkaan asioiden käsittelyä pitäisi vältellä. Johtajien ja esimiesten on tärkeää kannustaa myös muita nostamaan esiin ongelmia ja kehityskohtia, koska vain sillä tavoin puutteita voidaan korjata ja viedä asioita eteenpäin. Olennaista on löytää ratkaisuja. Diversiteetin ja monimuotoisuuden huomioiminen auttavat tekemään parempia päätöksiä. Ja silloin kun muutoksen johtaminen korostuu, tulee myös johtajalla itsellään olla halua ja kykyä muuttua.
Lopuksi teesi hyvän johtajuusviestinnän rakentamiseen:
Johtajan tehtävänä on rakentaa selkeä suunta ja varmistaa yhteinen ymmärrys. Hyvä johtaja edistää organisaation menestystä ratkaisu- ja tuloshakuisesti ja tuo organisaatioon positiivista energiaa.
– Viestintä- ja brändijohtaja Hanna Maula, UPM
Kirjoittaja: Katriina Karkulehto
Katriina on perehtynyt hyvinvoinnin, työssä jaksamisen, strategian toimeenpanon ja johtamisen välisiin yhteyksiin. Onnian perustaja, johdon coach ja valmentaja. TkL, KM. Yli 15 v. työura liikkeenjohdon konsulttina ja valmentajana, yritysjohtajana ja organisaatiotutkijana.
Kiinnostuitko Onnian palveluista: johtajuuden lujittamisesta, hyvinvoinnin ja muutoksen johtamisesta, oman kapasiteetin vahvistamisesta tai coachingista? Katso lisää www.onniaservices.fi ja ota yhteyttä